Gestión de asociaciones

Normalmente las personas que se unen para formar una asociación buscan responder a sus inquietudes comunes y están preocupados fundamentalmente por los objetivos y las actividades que se plantean, pero la tarea de gestión administrativa, de lo que llamamos el papeleo, no aparece entre lo prioritario, es a veces muy ardua y no siempre estamos preparados para llevarla a cabo. Poco a poco las asociaciones se han ido dando cuenta de que esta es una faceta importante que permite desarrollar mejor el trabajo propio de la asociación por lo que han optado por formarse en este campo, profesionalizarse o buscar asesoramiento.

La creación de una asociación

Para constituir la asociación basta la intención clara de los socios promotores, que al menos deben ser tres. El acto de constitución de una asociación es la redacción de su acta fundacional que constituye el contrato privado, en la cual las personas que la crean se comprometan a trabajar para cumplir los fines que han establecido.
Es imprescindible la redacción de unos estatutos que recogen las normas que van a regir la vida de la asociación. Los apartados que deben recoger los estatutos están claramente definidos:

  • Sus fines y actividades que va a realizar.
  • Denominación y domicilio.
  • Ámbito.
  • Patrimonio, y bienes económicos
  • Régimen propio de los socios en el cual se expresen los derechos y deberes que lleva aparejada tal condición, el procedimiento de admisión y pérdida de tal cualidad, las clases de socios (si las hay).
  • Órganos de gobierno de la asociación (Asamblea, Junta Directiva, u otros) con los cargos (algunos obligatorios, sus funciones y modo de elección.

 

En cuanto a los órganos, el punto que suele generar más conflicto, la Asamblea General es el órgano soberano y expresión de la voluntad de la asociación), dota a la asociación de una ineludible base democrática, sin la cual sería impensable que pudiera existir. Junto a la Asamblea, el órgano que deberá ocuparse de gobernar el día a día de la asociación será la Junta Directiva, la cual, en todo caso, será elegida por y deberá rendir cuentas ante la Asamblea.

Uno de los trámites fundamentales en el nacimiento de la nueva asociación es el de registro del acta fundacional y estatutos. En el caso de Aragón, la inscripción debe efectuarse en el Registro de Asociaciones de la Diputación General de Aragón.

La gestión en la nueva Ley de Asociaciones del año 2002

En marzo de 2002 se aprobó una nueva Ley de Asociaciones que sustituía la legislación anterior a la constitución. En cualquier caso la ley no introduce diferencias sustanciales y de ella se desprende que son dos las obligaciones administrativas básicas para las asociaciones:

  1. La cumplimentación correcta del Libro de Socios: debidamente numerado, en el que se anotan todos los socios que forman parte de la entidad, debiendo hacer constar sus datos personales, fecha de ingreso y de salida de la entidad. Es conveniente llevarlo al día, anotando las altas y bajas en el momento en el que se dan.
  2. La cumplimentación del Libro de Actas: ha de levantarse acta de todas las reuniones celebradas por los órganos de la asociación. En cada acta deberá aparecer el orden del día de cada reunión, los asistentes, una mínima expresión de lo tratado, los acuerdos tomados con votos a favor y en contra, así como cualquier otra intervención a petición de un socio. Las actas se incorporaran al Libro correspondiente.
    Es importante por último adoptar un adecuado sistema de archivo de la información y documentos que se van acumulando en la entidad con el paso del tiempo, pues muchos de ellos resultarán de utilidad en el futuro. Por otro lado, es también conveniente realizar una Memoria anual que recoja las actividades realizadas por la asociación durante ese tiempo, las incidencias más importantes así como el balance económico, que veremos a continuación.

En cuanto a la gestión económica de las asociaciones existen más dudas acerca de las exigencias que parece plantear la Ley, la opinión mas generalizada es que las asociaciones no están obligadas a llevar su contabilidad con arreglo al Plan General Contable (como las empresas) ni a cumplir otras obligaciones de éstas (depositar los Libros Contables en el Registro...).
Pero si es muy importante realizar una gestión económica clara:
es necesario recoger todos los gastos e ingresos, con su importe y procedencia, a través de un Libro de Cuentas en el que quede constancia de cada movimiento (ingreso o gasto) con su fecha, importe y concepto.

También se debe conocer cuales son las bienes de la asociación llevando un inventario o libro de patrimonio que recoga los bienes inventariables (no consumibles) que adquiere la entidad, la fecha y el importe. Así como los bienes de los que se deshace.

Del mismo modo es conveniente realizar cada año un Presupuesto, en el que, a modo de previsión, se establezcan los ingresos previstos y el destino que a dichos ingresos se prevé dar. Al final de cada ejercicio habrá de recogerse el estado final de las cuentas, recogiendo los ingresos efectivamente obtenidos y los gastos que se han realizado, así como el saldo final resultante.

Es importante que la gestión económica de la entidad sea clara y transparente, y que todos los socios estén informados.